SICairo2016.com | Senin, 16 Nopember 2015, Panitia Simposium Internasional PPI Dunia 2016 di Kairo mengadakan Rapat Gabungan yang ketiga. Rapat ini bertujuan untuk memantapkan kembali semangat panitia, me-review kinerja, membahas agenda ke depan, dan yang lebih spesifik adalah finalisasi Term of Reference (ToR).
Rapat dibuka oleh Zulkarnaen, Sekjen PPMI Mesir pada pukul 4.45 sore. Kemudian Presiden PPMI Mesir, Abdul Ghofur Mahmudin, mengawali sambutan. Ia menyampaikan salam dari Koordinator PPI Dunia untuk para panitia. Pria yang biasa disebut Gobe ini menyatakan bahwa simposium ini adalah simposium internasional PPI Dunia pertama yang diadakan di Timur Tengah. Gobe berharap agar teman-teman panitia lebih serius dan bersemangat. Ia pun mengakhiri sambutannya dengan menyampaikan terima kasih kepada para panitia karena telah mau mengabdikan dirinya untuk mensukseskan event ini.
Ahmad Hujaj Nurrohim, Penasehat PPMI Mesir, juga memberi sambutan. Ia menegaskan bahwa SI adalah acara yang penting, dan bukan main-main. Kawan-kawan panitia harus benar-benar siap.
Kemudian tibalah sang ketua panitia, Imdad Azizy, waktunya berbicara. Ia mengawalinya dengan bercerita tentang sebuah kepercayaan. Ia berpesan kepada panitia agar profesional. Panitia diberi amanat, panitia mengerjakan, kemudian panitia bertanggungjawab. Dengan tegas ia berkata bahwa SI bukan event saya, hingga saya yang mestinya bekerja sendiri. Setiap orang memiliki perannya masing-masing. Kita semua adalah tim. Kita adalah orang-orang yang akan mewarnai SI PPI Dunia. Imdad kemudian mengajak para panitia untuk memperbarui niat, dengan tulus dan ikhlas.
Setelah itu, proyektor dinyalakan, kemudian Imdad berdiri memimpin rapat, memaparkan teknik kerja panitia, agenda dan target ke depan. Imdad mengatakan bahwa remaining time kita tinggal lima bulan ke depan. Ini adalah waktu yang singkat. Imdad menyampaikan bahwa komunikasi dengan PPI Dunia terus aktif dengan teleconference. Bahkan beberapa panitia inti SI ini pun ikut teleconference demi menyampaikan konsep event ini kepada para koordinator PPI Dunia dan Ketua-ketua PPI Negara. Lebih khusus, Imdad menyorot kinerja Divisi Media dan Publikasi. Tim Media ini memiliki peranan lain. Propaganda dunia maya tidak cukup hanya dilakukan oleh tujuh orang. Semua panitia wajib ikut men-share informasi mengenai SI Cairo 2016.
Selanjutnya, Imdad memberikan waktu kepada para Ketua Divisi untuk memaparkan kinerja, apa saja yang telah dan akan dilakukan, agenda dan targetnya ke depan, serta apa saja yang menjadi kendala, kemudian dicarikan solusinya bersama-sama.
Divisi Acara Indoor memuai pembahasan dengan abstraksi tema simposium, penentuan nama-nama panelis dan keynote speaker, dan penerjemahan proposal. Lalu Divisi Acara Outdoor, menentukan penampilan-penampilan di pagelaran seni nanti, mengatur dekorasi panggung, kemudian mendaftar tempat-tempat yang akan dilewati oleh para delegasi PPI Negara. Kemudian, Divisi Penggalangan Dana membagi teknis pendanaan menjadi tiga bagian, yaitu internal, eksternal dan estimasi. Mereka pun mendaftar para pihak yang akan diajak kerjasama, dan mengagendakan pembukaan rekening. Sedangkan Divisi Akomodasi dan Transportasi memaparkan teknis penjemputan para delegasi di bandara, tempat penginapan, sampai pengurusan visa yang nantinya akan dibantu oleh KBRI Cairo.
Divisi Media dan Informasi melaporkan kinerjanya. Dari awal pembuatan website sicairo2016.com, akun dan admin fanspage Facebook, akun Twitter, sampai akun instagram. Divisi ini mewajibkan seluruh panitia untuk bersama-sama mempublikasikan event Simposium Internasional ini kepada khalayak di seluruh belahan dunia melalui jejaring media sosial di internet. Kemudian, Divisi Perlengkapan mulai meminta daftar kebutuhan perlengkapan semua divisi. Mereka mencatat dan mengagendakan pencarian kelengkapan tersebut muai saat ini. Dari yang paling besar, sampai yang terkecil. Lalu Tim Video dan Dokumentasi. Tim yang beranggotakan hanya empat orang ini memaparkan konsep serta agenda launching video selanjutnya, setelah rilis video pertama yang telah dilihat oleh sekian ribu orang.
Rapat ditutup dengan Pembacaan Doa oleh Ust. Ahmad Hujaj Nurrohim, Lc.
And Finally, “CAIRO SAYS HELLO…!”
Penulis: Mohamad Hadi Bakri
Editor: Mohamad Hadi Bakri